Oto galericiliği, her biri ayrı bir süreç olan onlarca küçük işin toplamıdır. Araç alınır, eksperden geçer, hazırlanır, fotoğraflanır, ilana çıkar; alıcı arar, test sürüşüne gelir, pazarlık edilir, kapora alınır, noterde devir yapılır, araç teslim edilir. Bu adımların her birinde bir şey unutulduğunda, satış ya gecikir ya da tatsız bir anlaşmazlıkla biter. Oto galeri programı, bu zinciri baştan sona takip etmek için kullanılır.
Araç girişi
Galeriye giren her araç, girişi yapıldığı anda sisteme kaydedilmelidir. Aracın nereden geldiği, kimden alındığı, anahtar sayısı, ruhsat durumu, yedek anahtar, servis kitapçığı ve ilk gözlem notları bu kayda girer. Giriş sırasında çekilen birkaç hızlı fotoğraf, aracın galeriye hangi durumda geldiğinin kanıtıdır.
Ekspertiz ve hazırlık
Ekspertiz randevusu, rapor sonucu ve yapılması gereken işler araç kaydına bağlanır. Boya, bakım, lastik ya da detaylı temizlik gibi hazırlık işlerinin durumu “bekliyor, yapılıyor, tamamlandı” şeklinde izlenir. Araç ilana ancak hazırlık tamamlandığında çıkar; böylece eksik hazırlanmış bir aracın fotoğrafları internete düşmez.
İlan ve fotoğraf
Hazırlığı biten araç, standart açılarla fotoğraflanır ve ilan taslağı oluşturulur. Programın galeri sitesine ve diğer kanallara aynı veriyi göndermesi, fiyat ve kilometre gibi bilgilerin her yerde aynı görünmesini sağlar. İlan doğrulama gibi yasal adımlar da bu aşamada tamamlanır.
Alıcı talepleri ve test sürüşü
Gelen her talep, ilgilenilen araçla birlikte kaydedilir. Test sürüşleri de kayıt altına alınmalıdır: kim, hangi araçla, ne zaman, hangi danışmanla sürüş yaptı? Test sürüşü öncesinde ehliyet bilgisinin alınması ve sürüş sonrası aracın kontrol edilmesi, hem güvenlik hem de olası hasar durumları için önemlidir.
Takip
Test sürüşü yapıp karar vermeyen alıcı, en değerli takip listesidir. İki gün sonra bir telefon, fiyat değişikliğinde bir mesaj ya da benzer bir araç geldiğinde bilgilendirme, satışın kapanma ihtimalini artırır. Programın bu takipleri hatırlatması, yoğun günlerde fırsatların kaybolmasını önler.
Kapora ve satış
Kapora alındığında araç ilan kanallarından “opsiyonlu” olarak işaretlenmeli ya da kaldırılmalıdır. Aynı araç için ikinci bir alıcıyla görüşmek, galerinin güvenilirliğine zarar verir. Kapora tutarı, tarihi, satışın tamamlanması için belirlenen süre ve koşullar kayda geçirilir.
Noter ve teslim
Noter randevusu, gerekli belgeler, ödeme yöntemi ve teslim tarihi programda görünür olmalıdır. Teslim sırasında aracın son kilometresi, teslim edilen anahtar sayısı ve belgeler kontrol listesiyle kayda geçirildiğinde, satış sonrası yaşanabilecek “anahtar eksikti” gibi tartışmalar ortadan kalkar.
Ekip düzeni
- Her aracın sorumlu danışmanı
- Fiyat değiştirme yetkisinin sınırlandırılması
- Test sürüşü ve satış kayıtlarının danışman bazında raporlanması
- Galeride olmayan saatlerde mobil uygulamadan erişim
Satış sonrası
Satılan aracın alıcısı, ileride hem yeni bir araç alabilecek hem de aracını galeriye satabilecek bir müşteridir. Alıcı kayıtlarının, iletişim izinleri gözetilerek saklanması, galerinin en ucuz pazarlama kanalını oluşturur. Bir yıl sonra “aracınızı değerlendirmek ister misiniz?” mesajı, yeni bir stok kaynağı olabilir.
Galerinin günlük akışını bir tabloya dökmek, eksik halkaları göstermenin en iyi yoludur. Bu yazıdaki adımlardan hangisi sizin galerinizde hâlâ kâğıtta ya da hafızada yürüyorsa, programa ilk taşıyacağınız iş odur. Listonya’da araç ilanları, galeri sitesi ve mobil yönetim aynı kayıtla çalışıyor; günlük akışın ilan tarafı bu sayede kendiliğinden düzene giriyor.