Müşteriniz Beşiktaş’ta, bütçesine uygun, bahçeli bir daire arıyor. Sizin portföyünüzde böyle bir daire yok; ama iki sokak ötedeki meslektaşınızın var. Eskiden bu durumda ya müşteri kaybedilir ya da birkaç telefon, sözlü anlaşmalar ve sonradan tartışma yaratabilecek belirsizliklerle iş birliği yapılırdı. Ofisler arası ilan paylaşımı, bu iş birliğini düzenli, kayıtlı ve güvenli hale getirmenin yoludur.
Paylaşımın mantığı
Her ofisin portföyü sınırlıdır, ama müşteri ihtiyaçları sınırsızdır. Güvenilen ofislerin portföylerini ortak bir havuzda görebilmesi, her ofisin müşterisine çok daha geniş bir seçenek sunmasını sağlar. Portföyü veren ofis ilanının daha fazla alıcıya ulaşmasından, alıcıyı getiren ofis ise müşterisini kaybetmemekten kazanır.
Nasıl işler?
- Havuza katılım: Ofisler, hangi ilanlarını paylaşıma açacaklarını seçer.
- Görünürlük: Havuzdaki diğer ofisler bu ilanları kendi panellerinde görür.
- Talep: Müşterisi için uygun bir ilan bulan ofis, portföy sahibi ofise paylaşım talebi gönderir.
- Onay: Portföy sahibi ofis talebi onaylar ya da reddeder.
- İş birliği: Gösterim ve süreç, iki ofisin belirlediği kurallarla yürütülür.
Malik bilgisinin korunması
Paylaşımın en hassas noktası, mülk sahibinin iletişim bilgileridir. Havuzdaki ilanlarda malikin adı ve telefonu görünmemelidir; iletişim portföy sahibi ofis üzerinden yürür. Bu kural hem kişisel verilerin korunması hem de portföy sahibi ofisin hakkının güvence altına alınması açısından vazgeçilmezdir.
Yetki ve ilan kuralları
Mülk sahibiyle yazılı yetki sözleşmesi ve gerektiğinde ilan doğrulama onayı, portföyü alan ofise aittir. İlanın havuzda paylaşılması bu yetkiyi kendiliğinden diğer ofise devretmez. Alıcıyı getiren ofisin ilanı kendi sitesinde de yayınlamak istemesi halinde portföy sahibi ofisin açık izni alınmalı ve ilan doğrulama kuralları gözetilmelidir; izinsiz çoğaltılan ilan hem güveni hem de yasal düzeni bozar.
Komisyon paylaşımı
İş birliğinin uzun ömürlü olmasının anahtarı, komisyonun nasıl paylaşılacağının baştan yazılı olarak belirlenmesidir. Yaygın uygulama, toplam komisyonun portföy ofisi ile alıcı ofisi arasında önceden kararlaştırılmış bir oranda bölünmesidir. Bu oranın havuz kurallarında ya da paylaşım talebinde açıkça yer alması, sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkları büyük ölçüde önler.
Paylaşım protokolünde yer alması gerekenler
- Komisyon paylaşım oranı
- Gösterimi kimin yapacağı
- Yer gösterme belgesinin nasıl düzenleneceği
- Müşteri ile portföy sahibi arasındaki iletişim kuralları
- Paylaşımın süresi ve sona erme koşulları
Güven nasıl oluşur?
Paylaşım ağları, en çok güven kırıldığında zarar görür. Güveni korumanın yolları basittir: kurallara uymayan ofisin havuzdan çıkarılabilmesi, her paylaşımın kayıt altında olması, onay süreçlerinin şeffaf olması ve ofislerin istedikleri ofislerle görünürlüklerini kısıtlayabilmesi. Kayıtlı bir sistem, sözlü anlaşmalara göre çok daha az tartışma doğurur.
Kimler için uygun?
Ofisler arası paylaşım, özellikle küçük ve orta ölçekli ofisler için büyük bir fırsattır. Tek başına sınırlı portföye sahip bir ofis, havuz sayesinde büyük zincirlerle rekabet edebilecek bir seçenek sunabilir. Büyük ofisler ise portföylerini daha geniş bir alıcı ağına açarak satış süresini kısaltabilir.
Dijital havuzun pratik avantajları
Paylaşımın telefon ve mesajlarla yürütülmesi, ilan bilgilerinin güncelliğini garanti etmez. Dijital bir havuzda ise fiyat değişiklikleri ve satış durumu anında tüm katılımcılara yansır. Listonya’nın ilan havuzunda malik bilgisi gösterilmiyor, iletişim portföy sahibi danışman üzerinden kuruluyor; bir ilanı kendi sitesinde yayınlamak isteyen ofis de bunu ancak portföy sahibinin onayıyla yapabiliyor.
Beşiktaş’taki o bahçeli daire, doğru kurulmuş bir paylaşım düzeninde müşterinize birkaç dakika içinde ulaşır. Rakip olarak gördüğünüz meslektaşınız, en değerli iş ortağınız olabilir.