Yazılım seçimi aslında bir ortaklık seçimidir. Bir emlak yazılımına geçtiğinizde portföyünüzü, müşteri bilgilerinizi ve ofisinizin günlük düzenini bir sağlayıcıya emanet edersiniz. Özellik listeleri birbirine benzer görünebilir; asıl fark güvenlik, süreklilik ve ilişkinin kalitesinde ortaya çıkar. Bu yazı, emlak yazılımına özellik listesinin ötesinden bakıyor.
Verileriniz nerede duruyor?
Bulut tabanlı bir emlak yazılımında veriler sağlayıcının sunucularında saklanır. Sunucuların nerede bulunduğu, düzenli yedek alınıp alınmadığı ve bir felaket durumunda verilerin ne kadar sürede geri getirilebileceği sorulması gereken temel sorulardır. Yedeklerin farklı bir konumda tutulması, tek bir arızanın her şeyi götürmesini önler.
Kişisel verilerin korunması
Emlak yazılımı mülk sahiplerinin, alıcıların ve kiracıların kişisel verilerini işler. KVKK kapsamında ofis veri sorumlusu, yazılım sağlayıcısı ise çoğu durumda veri işleyendir. Bu ilişkinin bir veri işleme sözleşmesiyle tanımlanması, verilerin hangi amaçla ve hangi güvenlik önlemleriyle işleneceğinin yazılı olması gerekir.
Sorulması gereken güvenlik soruları
- Bağlantılar şifreli mi?
- Şifreler güvenli biçimde saklanıyor mu?
- Hassas bilgiler veritabanında ayrıca şifreleniyor mu?
- Kullanıcı işlemleri kayıt altına alınıyor mu?
- Başarısız giriş denemelerinde hesap koruması var mı?
- Bir çalışan ofisten ayrıldığında erişimi anında kapatılabiliyor mu?
Veri sahipliği ve çıkış hakkı
Verilerin sahibi ofistir; yazılım yalnızca bir araçtır. Sözleşmede ilanların, fotoğrafların ve müşteri kayıtlarının istendiğinde yaygın bir biçimde dışarı aktarılabileceği açıkça yazmalıdır. Çıkış yolu olmayan bir sistem, kullanıcısını memnun etmek zorunda hissetmez.
Erişilebilirlik ve kesintisiz çalışma
Emlakçının işi mesai saatleriyle sınırlı değildir. Akşam saatlerinde ya da hafta sonu sistemin erişilemez olması, kaçan bir randevu ya da yayınlanamayan bir ilan anlamına gelir. Sağlayıcının bakım çalışmalarını hangi saatlerde yaptığı ve kesinti durumunda nasıl bilgilendirme yaptığı önemlidir.
Destek kalitesi
Yazılımın kendisi kadar, bir sorun yaşandığında muhatap bulabilmek de önemlidir. Destek talebine ne kadar sürede dönüldüğü, telefon, e-posta ya da panel içinden hangi kanalların açık olduğu ve yeni kullanıcılara eğitim verilip verilmediği deneme sürecinde test edilmelidir. Basit bir soruyu destek ekibine iletip cevabın ne kadar sürede ve hangi kalitede geldiğine bakmak, sözleşme maddelerinden daha çok şey anlatır.
Güncellemeler ve gelişim
Mevzuat değişir, yeni ilan doğrulama kuralları gelir, alıcı alışkanlıkları farklılaşır. Yazılımın bu değişikliklere ne kadar hızlı uyum sağladığı, uzun vadede en önemli ölçütlerden biridir. Sağlayıcının son bir yılda hangi yenilikleri yaptığını sormak, gelecekteki tutumu hakkında fikir verir.
Entegrasyon ve bütünlük
Ayrı ayrı araçlar kullanmak, her biri arasında veri taşımayı gerektirir. İlan yönetimi, web sitesi, mobil uygulama ve ekip yetkilerinin aynı sistemde olması, hem güvenlik açığı yaratabilecek veri aktarımlarını hem de zaman kaybını azaltır.
Karar vermeden önce
- Gerçek verilerle en az bir hafta deneyin.
- Veri işleme sözleşmesini ve gizlilik politikasını okuyun.
- Destek ekibine en az bir soru sorun.
- Verilerinizi nasıl dışarı alabileceğinizi öğrenin.
- Ekibinizden en az iki kişinin görüşünü alın.
Güvenlik sorularına net ve yazılı cevap alabildiğiniz ölçüde güvendesiniz; belirsiz cevaplar da bir cevaptır. Listonya için bu cevaplar şöyle: bağlantılar şifreli, hassas alanlar veritabanında ayrıca şifreleniyor ve işlemler kayıt altında tutuluyor. Aynı soruları diğer adaylara da sorup cevapları yan yana koyun.