Emlak programı, bir emlak işletmesinin ilanlarını, müşterilerini, ekibini ve dijital görünürlüğünü tek bir sistemden yönetmesini sağlayan yazılımdır. Tanım kısa, ancak piyasadaki ürünlerin kapsamı birbirinden çok farklı. Kimi yalnızca ilan girişi sunar, kimi web sitesinden mobil uygulamaya kadar her şeyi içerir. Doğru seçim için önce bir emlak programının hangi parçalardan oluştuğunu anlamak gerekir.
Bir emlak programının temel modülleri
İlan ve portföy yönetimi
Programın kalbidir. Satılık ve kiralık mülklerin tüm bilgileri, fotoğrafları ve belgeleri burada tutulur. İlanın taslaktan satışa kadar hangi aşamada olduğu, kimin sorumluluğunda bulunduğu ve fiyat geçmişi bu modülde izlenir.
Web sitesi
Portföyün ofisin kendi alan adında yayınlandığı bölümdür. İlan bir kez girildiğinde sitede kendiliğinden görünmeli, satıldığında kendiliğinden kalkmalıdır. Hazır temalar, çok dil desteği ve arama motoru uyumu bu modülün önemli ölçütleridir.
Müşteri ve talep takibi
Alıcı ve kiracı talepleri, mülk sahipleriyle görüşmeler ve takip hatırlatmaları bu bölümde yönetilir. Talebin portföyle eşleştirilmesi, satış hızını artıran en etkili özelliklerden biridir.
Ekip ve yetkiler
Birden fazla kişinin çalıştığı ofislerde kimin neyi görebileceği ve değiştirebileceği tanımlanır. İşlem geçmişi, hataların kaynağını bulmayı kolaylaştırır.
Mobil uygulama
Emlakçının günü sahada geçer. Fotoğraf yükleme, ilan güncelleme ve müşteriye ilan gösterme işlerinin telefondan yapılabilmesi artık bir lüks değil, zorunluluktur.
Kurulumlu program mı, bulut tabanlı sistem mi?
Bilgisayara kurulan eski tip programlar, verinin tek bir makinede durması nedeniyle hem erişim hem de yedekleme açısından risklidir. Bulut tabanlı sistemler ise internet olan her yerden kullanılabilir, güncellemeleri kendiliğinden alır ve genellikle aylık ya da yıllık abonelikle sunulur. Bugün yeni bir ofis için bulut tabanlı çözüm neredeyse her zaman daha mantıklı tercihtir.
Seçim için yedi soru
- İlanı bir kez girdiğimde web sitemde ve diğer kanallarda görünüyor mu?
- Emlak ve vasıta ilanlarını aynı panelden yönetebilir miyim?
- Web sitemi kendi alan adımla ve kendi markamla yayınlayabilir miyim?
- Mobil uygulama ile sahadan tüm temel işleri yapabiliyor muyum?
- Ekip üyelerine farklı yetkiler tanımlayabiliyor muyum?
- İlan doğrulama gibi yasal süreçleri destekliyor mu?
- Verilerimi istediğimde dışarı alabiliyor muyum?
Son soru çoğu zaman unutulur ama en önemlilerindendir. Verilerinizin sahibi sizsiniz; bir gün sistem değiştirmek istediğinizde portföyünüzü yanınızda götürebilmelisiniz.
Deneme sürecini doğru kullanmak
Birçok sağlayıcı ücretsiz deneme ya da canlı demo sunar. Bu süreyi yalnızca menüleri gezerek geçirmek yerine gerçek bir haftalık iş akışını programda yürütmek gerekir: birkaç ilan girin, fotoğraf yükleyin, bir müşteri kaydı açın, web sitesinde nasıl göründüğüne bakın ve telefondan bir güncelleme yapın. Eksikler ancak bu şekilde ortaya çıkar.
Maliyet hesabını doğru yapmak
Programın aylık ücreti, toplam maliyetin yalnızca bir parçasıdır. Ayrı bir web sitesi, ayrı bir mobil uygulama ve ayrı bir müşteri takip aracı için ödenen ücretler ile bunları birbirine bağlamak için harcanan zaman da hesaba katılmalıdır. Tek bir sistemde birleşmiş çözümler, kâğıt üzerinde daha pahalı görünse bile çoğu zaman toplamda daha ekonomiktir.
İyi bir emlak programını tanımanın en kolay yolu şudur: kullanmaya başladıktan bir ay sonra eski düzene dönmeyi düşünemezsiniz. Listonya’yı da diğer adayları da bu ölçüyle sınamak, yani emlak ve vasıta ilanlarını, web sitesini, ilan paylaşımını ve mobil yönetimi gerçek bir ay boyunca kullanmak, en sağlıklı karar yoludur.