Tabela yenilenebilir, ofis taşınabilir, ekip değişebilir; kayıtlı portföy ise yerine kolay konmayan tek sermayedir. Portföy, ofisin bugünkü ve gelecekteki gelirinin kaynağıdır. Ama birçok ofiste bu sermaye, farklı danışmanların telefonlarında, defterlerinde ve hafızalarında dağınık halde durur. Emlak portföy programı, bu dağınık sermayeyi tek bir düzenli kayda dönüştürmek için kullanılır.
İyi bir portföy kaydı neleri içerir?
Mülk bilgileri
Adres, ada ve parsel, brüt ve net metrekare, oda sayısı, kat ve bina kat sayısı, bina yaşı, ısınma tipi, aidat, cephe ve otopark gibi bilgiler standart alanlarla girilmelidir. Serbest metin olarak yazılan bilgiler aranamaz ve karşılaştırılamaz; alanlara bölünmüş bilgi ise filtrelenebilir.
Malik bilgileri
Mülk sahibinin iletişim bilgileri, tercih ettiği iletişim saati, hisseli mülklerde diğer malikler ve varsa vekil bilgisi kaydedilir. Bu bilgiler kişisel veri olduğundan yalnızca yetkili kişilerin görebileceği şekilde korunmalıdır.
Ticari koşullar
Talep edilen fiyat, sahibinin kabul edebileceği alt sınır, komisyon oranı, yetki sözleşmesinin türü ve süresi bu bölümde yer alır. Alt sınır gibi hassas bilgiler ilanın kamuya açık kısmına asla yansımamalıdır.
Görseller ve belgeler
Fotoğraflar, kat planı, tapu fotokopisi ve iskân gibi belgeler portföyle birlikte saklanır. Fotoğrafların çekim tarihi önemlidir; yaz fotoğraflarıyla kışın satışa devam eden bir ilan, ziyarete gelen alıcıda hayal kırıklığı yaratabilir.
Portföy alma sürecini standartlaştırmak
Her danışmanın portföyü farklı bir yöntemle alması, ofisin kayıt kalitesini düşürür. Programdaki portföy kayıt formu, sahada sorulması gereken soruların kontrol listesi gibi çalışır. Formun mobil uygulamadan doldurulabilmesi, bilgilerin mülkün içindeyken eksiksiz alınmasını sağlar.
Portföy kalitesi nasıl ölçülür?
- Güncellik: Son 30 günde bilgisi doğrulanmış portföylerin oranı
- Eksiksizlik: Zorunlu alanları ve en az on fotoğrafı tamamlanmış portföyler
- Yetki durumu: Geçerli yazılı yetkisi bulunan portföylerin oranı
- Satış hızı: Portföyün ortalama yayında kalma süresi
- Fiyat gerçekçiliği: Satış fiyatı ile ilk ilan fiyatı arasındaki fark
Bu göstergeler, hangi danışmanın portföyü daha sağlıklı yönettiğini ve hangi bölgede fiyatların piyasadan koptuğunu açıkça gösterir.
Portföy sahipliği ve paylaşım
Her portföyün bir sorumlu danışmanı olmalıdır. Bu kişi, mülk sahibiyle ilişkiyi yürütür ve gelen talepleri yönetir. Portföyün ofis içinde ya da güvenilen diğer ofislerle paylaşılması gerektiğinde, paylaşım kuralları ve komisyon dağılımı programda tanımlı olmalıdır. Böylece paylaşım bir güven sorunu değil, bir iş birliği aracı olur.
Portföy arşivi bir hazinedir
Satılan ya da sahibinin geri çektiği portföyler silinmemelidir. Beş yıl önce satılan bir daire, bugün yeniden satışa çıkabilir; o günkü fiyat, fotoğraflar ve alıcı bilgisi değerli bir başlangıç noktasıdır. Arşiv aynı zamanda bölge fiyat analizleri için ofisin kendi veri kaynağıdır.
Program seçerken
- Portföy formu ofisinizin ihtiyacına göre özelleştirilebiliyor mu?
- Hassas bilgiler için ayrı yetki tanımlanabiliyor mu?
- Portföy, ilan olarak tek tıkla yayına alınabiliyor mu?
- Eski kayıtlar toplu olarak içeri aktarılabiliyor mu?
Portföy programı seçimi, ofisin hafızasını nereye emanet edeceğinize dair bir karardır. O hafıza danışmanlar değişse de ofiste kalmalı, yıllar sonra açıldığında hâlâ okunabilir olmalıdır. Listonya’da portföy kaydı ile ilanın aynı kayıt olması, bu hafızanın iki ayrı yere dağılmasını önlemek için.