Otomasyon kelimesi emlakçıların bir kısmını heyecanlandırır, bir kısmını ise tedirgin eder. Tedirginlerin endişesi anlaşılır: müşteri ilişkisi insan işidir ve hiçbir yazılım bir dairenin sabah ışığını telefonda anlatamaz. Ancak emlak otomasyonunun amacı da bu değildir. Amaç, danışmanın insan olarak yapması gereken işlere daha çok zaman kalması için tekrar eden, unutulmaya açık görevleri sisteme devretmektir.
Otomasyona uygun işler nasıl ayırt edilir?
Basit bir kural işe yarar: Bir iş her seferinde aynı adımlarla yapılıyorsa ve unutulduğunda zarar doğuruyorsa, otomasyona adaydır. Müşteriyle fiyat pazarlığı yapmak bu tanıma uymaz; yetki sözleşmesinin bitiş tarihini hatırlamak ise tam olarak uyar.
Örnek otomasyon kuralları
| Tetikleyici | Otomatik iş |
|---|---|
| Yeni ilan eklendi | Kriterlere uyan alıcılar listelenir, danışmana bildirim gider |
| Yetki sözleşmesine 15 gün kaldı | Sorumlu danışmana ve yöneticiye hatırlatma yapılır |
| İlan 60 gündür talep almadı | Fiyat ve fotoğraf gözden geçirme görevi oluşturulur |
| Web sitesinden form geldi | Talep ilgili ilanın danışmanına atanır |
| İlan satıldı olarak işaretlendi | Web sitesi, ilan havuzu ve diğer kanallardan kaldırılır |
| Kira sözleşmesinin bitmesine 3 ay kaldı | Mülk sahibi ve kiracıyla görüşme hatırlatması oluşturulur |
Bildirim yorgunluğuna dikkat
Otomasyonun en sık rastlanan yan etkisi, gereğinden fazla bildirimdir. Her küçük olay için telefon titrediğinde danışmanlar bir süre sonra bildirimleri tamamen görmezden gelir. Bu yüzden kurallar az ve öz tutulmalı, yalnızca gerçekten aksiyon gerektiren durumlar için bildirim gönderilmeli, geri kalanlar günlük bir özet halinde toplanmalıdır.
Müşteriye giden otomatik mesajlar
Alıcılara yeni ilan bildirimleri ya da mülk sahiplerine aylık raporlar otomatik olarak gönderilebilir. Ancak burada iki kural vardır. Birincisi, ticari ileti gönderilecek kişilerden önceden onay alınmış olmalı ve ret talepleri derhal uygulanmalıdır. İkincisi, otomatik mesaj kişisel olmalıdır: “Sayın müşterimiz” ile başlayan şablon e-postalar, emlakçılığın samimi doğasıyla bağdaşmaz.
Yasal adımları otomasyonla güvenceye almak
İlan doğrulama gibi yasal adımlarda otomasyon özellikle değerlidir. Örneğin mülk sahibinden onay bekleyen bir ilanın durumu sistem tarafından belirli aralıklarla kontrol edilebilir, onay geldiğinde danışman bilgilendirilebilir, süre dolmak üzereyken uyarı verilebilir. Listonya, EİDS kullanan işletmelerde bu kontrolleri arka planda yapıyor; danışman yalnızca aksiyon gerektiğinde haberdar oluyor.
Otomasyona nereden başlanmalı?
- Son üç ayda unutulduğu için sorun çıkaran işleri listeleyin.
- Bunlardan en çok zarara yol açan üç tanesini seçin.
- Her biri için tek bir kural tanımlayın ve bir ay boyunca izleyin.
- İşe yarayanı koruyun, gürültü yaratanı kaldırın.
Bu küçük adımlar, tek seferde yüzlerce kural kurmaktan çok daha kalıcı sonuç verir. Ekip, sistemin kendisine yardım ettiğini gördükçe yeni otomasyon fikirleri de kendiliğinden gelir.
Ölçmeden otomasyon olmaz
Bir kuralın gerçekten işe yarayıp yaramadığını görmek için basit göstergeler yeterlidir: süresi kaçırılan sözleşme sayısı azaldı mı, form taleplerine dönüş süresi kısaldı mı, satılan ilanların yayından kalkma süresi düştü mü? Bu sorulara bakmadan eklenen her yeni kural, sistemi biraz daha karmaşık hale getirir.
Emlak otomasyonu bir robot ordusu değil, hiç uyumayan titiz bir asistandır. Kahveyi danışman içer; tarihleri asistan hatırlar.