Bir emlak ofisinin gerçek düzeni, vitrindeki ilan fotoğraflarından değil, arka masadaki çekmecelerden anlaşılır. Kimin hangi daireyi gösterdiği, hangi anahtarın kimde olduğu, hangi yetki sözleşmesinin ne zaman bittiği… Bu bilgiler dağınık kâğıtlarda durduğunda ofis büyüdükçe kaos da büyür. Emlak ofisi programı, ilan yönetiminin ötesinde bu arka plan işlerini düzenlemek için kullanılır.
Ofis programı ile ilan sitesi arasındaki fark
İlan siteleri ve web siteleri ofisin dışa dönük yüzüdür. Ofis programı ise içe dönüktür: portföyün sahipleriyle yapılan anlaşmaları, müşterilerle yapılan görüşmeleri, ekip içi iş dağılımını ve yasal belgeleri yönetir. İyi bir sistemde bu iki taraf aynı veriyi kullanır; ilan bir kez girilir, hem ofis içi süreçlerde hem de sitede görünür.
Yasal belgeler ve süreler
Yetki sözleşmesi
Taşınmaz ticaretinde mülk sahibiyle yazılı yetki sözleşmesi yapılması gerekir. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi, komisyon oranı ve münhasır olup olmadığı programda kayıtlı olduğunda, süresi dolmak üzere olan sözleşmeler için uyarı almak mümkün olur. Süresi geçmiş bir yetkiyle ilan yayınlamaya devam etmek hem ilişkiyi hem de ofisi riske atar.
Yer gösterme belgesi
Alıcıya ya da kiracıya mülk gösterildiğinde düzenlenen yer gösterme belgesi, olası komisyon anlaşmazlıklarında ofisin en önemli kanıtıdır. Programın bu belgeyi müşteri ve ilan bilgileriyle doldurulmuş olarak üretmesi, sahada zaman kazandırır ve eksik doldurulmuş belgelerin önüne geçer.
Anahtar ve randevu takibi
Ofiste bekleyen anahtarlar, emlakçılığın en az konuşulan ama en çok baş ağrıtan konularından biridir. Hangi anahtarın hangi danışmanda olduğu, ne zaman alındığı ve ne zaman geri getirileceği kaydedildiğinde “anahtar kimdeydi?” telefonları sona erer. Randevu takvimi de aynı mantıkla çalışır: aynı daireye aynı saatte iki farklı danışmanın müşteri getirmesi gibi tatsız durumlar önlenir.
Ekip yönetimi
- Roller: Ofis sahibi, yönetici, danışman ve asistan farklı yetkilerle çalışır.
- Portföy sahipliği: Her ilanın sorumlu danışmanı bellidir; müşteri talebi doğru kişiye yönlenir.
- Performans: Kimin kaç portföy aldığı, kaç yer gösterimi yaptığı ve kaç işlem kapattığı raporlanır.
- Devir: Ofisten ayrılan danışmanın portföyü ve müşteri kayıtları başka bir danışmana devredilebilir.
Muhasebe ile sınırı doğru çizmek
Bazı ofisler programdan tam bir muhasebe yazılımı gibi davranmasını bekler. Oysa fatura, vergi beyannamesi ve resmi defterler mali müşavirin kullandığı sistemlerde tutulur. Ofis programının görevi, komisyon tutarlarını, tahsilat durumunu ve danışman primlerini takip edip bu bilgiyi muhasebeye düzenli şekilde aktarmaktır. Bu sınırı baştan net çizmek, gereksiz özellik karmaşasını önler.
Bulut mu, ofis bilgisayarı mı?
Tek bir bilgisayara kurulan programlar, sahada çalışan danışmanlar için yetersiz kalır. Bulut tabanlı sistemler ise ofis dışından, telefondan ve evden erişim sağlar; yedekleme ve güncellemeler de sağlayıcı tarafından yapılır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, verilerin nerede saklandığı ve kişisel verilerin korunması konusunda sağlayıcının taahhütleridir.
Geçiş sürecini kolaylaştırmak
Yıllardır Excel tablolarıyla çalışan bir ofis için yeni bir programa geçmek ilk başta yük gibi görünür. Mevcut portföyün toplu aktarılabilmesi, ilk haftalarda birebir destek verilmesi ve ekibe kısa bir eğitim yapılması, geçişin başarısını belirler. Her şeyi bir günde değiştirmek yerine önce ilanlar, sonra müşteri kayıtları, en son da belgeler aşamalı olarak taşınabilir.
Başarının ölçüsü basittir: ofis sahibi tatildeyken bile işlerin nerede olduğunu telefonundan iki dakikada görebilmelidir. Bunu sağlayamayan bir program, ofise yeni bir masa daha eklemekten öteye geçmez.